Jak przepalić budżet szkoleniowy- najczęstsze błędy z perspektywy trenera firmy szkoleniowej

Niedawno miałam przyjemność prowadzić szkolenie dla jednej z kluczowych instytucji państwowych która organizuje sporo przetargów na szkolenia właśnie na temat „Zarządzania szkoleniami”- czyli jak badać potrzeby szkoleniowe i organizować szkolenia od A do Z

Samo przygotowanie warsztatów, jak i wymiana doświadczeń z uczestnikami, a także moje doświadczenia jako trenera, właściciela firmy szkoleniowej, HRBP, oraz w przeszłości zamawiającego usługi szkoleniowe w imieniu firm, skłoniły mnie do podzielenia się obserwacjami i najczęściej popełnianymi błędami przez kupujących i zamawiających usługi szkoleniowe.

Bo przecież nietrafione, czy źle zaprojektowane szkolenie to spory wydatek, a ten sam  budżet można by lepiej wykorzystać.

Oto, moim zdaniem najczęściej popełniane błędy przy  kontraktacji szkoleń:

1. Wysyłanie kilku pracowników tej samej firmy na szkolenia otwarte, w sytuacji kiedy borykają się z konkretnym tematem do przepracowania, typowym dla swojej organizacji.

Trzykrotnie prowadziłam szkolenie otwarte ( czyli takie gdzie z góry ustalony jest na sztywno program szkolenia) w którym udział brało kilka osób z tej  samej  firmy, oraz uczestnicy zewnętrzni. Osoby te przyszły na szkolenie z konkretnymi pytaniami, dość specyficznymi dla swojej organizacji, a biorąc udział w szkoleniu otwartym liczyli na pogłębioną dyskusję nad ich przypadkiem/ przypadkami.

• Błąd: Szkolenia otwarte mają na sztywno ustalone programy jakie należy przepracować. Programy te dedykowane są dla określonej grupy, ale nigdy nie wiemy kto przyjdzie, na jakim poziomie będzie jego wiedza i doświadczenie, oraz jakie będą indywidualne oczekiwania. To powoduje że trener musi „ wypośrodkować” treści, więc istnieje spore ryzyko że dla jednego uczestnika prezentowane treści będą oczywiste, a dla innego nowe, a nawet za trudne. Na szkoleniu otwartym nie mamy czasu i przestrzeni aby dokładnie analizować i rozmawiać na indywidualne tematy, więc możemy jedynie naprowadzić uczestnika gdzie dalej eksplorować temat. Efekt- uczestnik może wyjść nie do końca zadowolony, bo oczekiwał czegoś więcej, a pozostali uczestnicy mogą poczuć się zdominowani przez tego pierwszego.
• Ważne: jeśli planujesz wysłać kilku swoich pracowników na to samo szkolenie otwarte, poszukaj firmy która zrealizuje takie szkolenie w formie zamkniętej, dedykowane konkretnie pod twoją specyfikę. Możesz z powodzeniem negocjować cenę ze względu na małą liczbę uczestników, ewentualnie poprosić o formę online. Szkolenie będzie kameralne i na temat, a każdy dostanie tam to, czego realnie potrzebuje.

2. Brak zbadanych potrzeb szkoleniowych uczestników – brak ich motywacji na szkoleniu, inne potrzeby

To niestety nagminny problem. Dział HR sam występuje z pomysłem na temat szkolenia. W 70% temat ten  kręci się wokół komunikacji- a to przecież bardzo szeroka tematyka. 😊 Często  firmy szkoleniowe tylko na podstawie zapytania proponują program i cenę, Gdy dochodzi do realizacji, a trener pyta na sali uczestników o ich potrzeby i oczekiwania w zakresie tematyki szkolenia, często okazuje się że maja zupełnie inne potrzeby, albo o  zgrozo nawet nie wiedzą na jaki temat będzie szkolenie. To ogromne wyzwanie dla trenera i tylko doświadczony i mocny merytorycznie trener poradzi sobie z taką sytuacją będąc w stanie tak dobrać treści, aby każdy uczestnik wyszedł z nowymi doświadczeniami.

• Błąd: Nie pytamy przyszłych uczestników o zdanie czy takie szkolenie jest im potrzebne. Ludzie często różnie nazywają problemy. Dla jednego to co będzie problemem z komunikacją, dla innego będzie de facto brakiem asertywności. Otrzymałam kiedyś szkolenie z gotowym programem do prowadzenia na temat: „Obsługa trudnego klienta” . Nie było możliwości kontaktu z zamawiającym. Program standardowy dla takiego szkolenia. To temat jaki prowadziłam nie raz, dlatego nie spodziewałam się większych problemów. Na sali okazało się że trudnym klientem  dla moich uczestników są osoby nadużywające alkoholu, narkotyków, osoby bezdomne, wykluczone społecznie, nie mówiące po polsku. W 10 minut musiałam w 95% dostosować do tematu treści. Zamiast o efekcie pierwszego wrażenia i komunikacji niewerbalnej mówiłam o emocjach, interwencjach kryzysowych, ochronie zdrowia psychicznego itp. Było  to możliwe tylko dzięki szerokiej wiedzy, w tym psychologicznej.
• Ważne: Jeśli sam nie jesteś w stanie przeprowadzić ankiety lub zapytać uczestników czego chcieliby się dowiedzieć, nauczyć, co potrenować, poproś na etapie uzgadniania programu o spotkanie online z trenerem. On Cię naprowadzi i zada pytania które pomogą Ci  doprecyzować zakres. Niektórzy trenerzy sami  wychodzą z inicjatywą przeprowadzenia ankiety online z uczestnikami przed szkoleniem. Feedback to cenna wiedza dla trenera która pozwoli naprawdę dobrze przygotować treści

3. Brak zdefiniowanych mierników efektywności  

Efekty  szkoleń  trudno  zmierzyć  jeśli nie wie się co i jak mierzyć. Często  ankiety  poszkoleniowe zawierają ogólne pytania, na które uczestnicy  ogólnie odpowiadają, trochę na zasadzie: fajnie było, trener też fajny. Ale co z tego? Skąd będziesz wiedzieć jakie korzyści w praktyce dało szkolenie każdemu z uczestników z osobna i jakich efektów możesz się spodziewać za wydane pieniądze?

• Błąd: Ogólnie ( te same dla wszystkich uczestników) sprecyzowane mierniki efektów, lub ich brak.
• Ważne: Doprecyzuj z każdym uczestnikiem czego oczekuje na szkoleniu, co się u niego zmieni i po czym to poznacie. Uzgodnijcie te mierniki wspólnie z trenerem, aby wiedział na co zwracać uwagę podczas szkolenia.  Dobry trener da sobie świetnie z tym radę.
• Przedstaw uczestnikom swoje ankiety przed i po szkoleniu. Treść gotowych ankiet wewnętrznych przed i po możesz otrzymać ode mnie na swojego maila. Napisz do mnie: global@global-metodi.com, a prześlę Ci gotowe  WEWNĘTRZNE ANKIETY PRZED I PO SZKOLENIU. Czy wiesz że firmy szkoleniowe przedstawiają ankiety po szkoleniu zaraz na zakończenie , kiedy  jeszcze wszyscy są na fali entuzjazmu i brakuje dystansu, dlatego odpowiedzi są bardziej pozytywne. Poproś swoich pracowników o swoje wewnętrzne ankiety, ale 2 dni po szkoleniu i  porównaj je z tymi jakie przedstawiła Ci  firma szkoleniowa? Zaskoczona/y?

4. Fikcyjne raporty poszkoleniowe

Zdarza się że za dodatkową opłatą zamawiasz jako kupujący raport poszkoleniowy. Robisz to z różnych powodów: aby mieć dowód potwierdzający efekty wydanych pieniędzy, aby pozostał ślad szkolenia, aż wreszcie aby po prostu otrzymać miarodajną informację zwrotną po szkoleniu.

Czy dokładnie precyzujesz co ma znaleźć się w raporcie?

• Błąd: Często firmy szkoleniowe używają gotowej formatki raportu poszkoleniowego. Poznasz go bo będzie zawierał mnóstwo ogólników, nie znajdziesz tam informacji na temat przebiegu twojego konkretnie szkolenia i wniosków jakie wypracowano dla jego uczestników. Będzie za to program szkoleniowy, opis celów, korzyści- czyli to samo co otrzymałaś/łeś w ofercie. Zdarzyło mi się kiedyś że prowadziłam  szkolenie zamknięte na zlecenie jednej z firm szkoleniowych. Po jego przeprowadzeniu poproszono mnie o 2-3 zdania podsumowania szkolenia. Jakież było moje zdziwienie kiedy uczestnik tego szkolenia skontaktował się ze mną na portalu społecznościowym z pytaniem co napisałam o nim w raporcie, bowiem ich dział HR otrzymał raport z zaleceniami dotyczącymi każdego uczestnika do dalszej pracy. Tylko że ja jako trener i jedyna która miała z nim kontakt  i mogła coś na ten  temat  powiedzieć nic o tym nie wiedziałam !
• Ważne: Decydując się na raport poszkoleniowy doprecyzuj jakich informacji w nim konkretnie potrzebujesz. Poproś o feedback i wnioski dotyczące przebiegu i udziału w szkoleniu każdego uczestnika, oraz wytyczne do dalszej pracy. Doprecyzuj maksymalnie co potrzebujesz wiedzieć w raporcie o tym właśnie szkoleniu. Zredukuj liczbę niepotrzebnych stron raportu – bo za nie płacisz, a na zamiast 20 stron sieczki o niczym, samej esencji może być tylko kilka linijek !

5. Kontakt i wsparcie po szkoleniu – utrwalanie wiedzy

Często przygoda kończy się już na samym przeprowadzeniu szkolenia. Nie trenowana wiedza szybko paruje i pozostaje jedynie miłe wspomnienie, ale w codziennym funkcjonowaniu nadal efektów brak.

• Błąd: Firmy oferują kontakt po szkoleniowy do trenera, lub do siebie w razie jakichkolwiek pytań. Znam  firmy które tworzą adresy  imienne  swoich trenerów, tylko że trener nawet nie ma dostępu  do takiej skrzynki (!) jest ona obsługiwana  przez pracownika firmy. Dlaczego ? Warto samemu  zadać sobie to pytanie. Zatem  myśląc że kontaktujesz się z trenerem bezpośrednio w rzeczywistości obsługuje Cię ktoś inny, a udzielane odpowiedzi są ogólne, „na odczep”
• Ważne: Poproś i zakontraktuj w cenie szkolenia wsparcie po szkoleniu polegające na bezpośrednim kontakcie trenera z każdym z uczestników do miesiąca po szkoleniu celem omówienia zmian i udzielenia ewentualnego dalszego wsparcia. Wówczas masz gwarancję że proces zmian zachodzi.

6. Wybór metody szkoleniowej – szkolenie czy warsztat ?

Nawet jeśli wszystko nazywamy „szkoleniem”, zatroszcz się aby w jego tracie było co najmniej  70% ćwiczeń, interakcji, testów, pracy  z przypadkami. Człowiek uczy  się przez doświadczenie, czyli doświadczając wykorzystania nowej umiejętności w praktyce ( cykl Kolba 😊) Zwróć na to uwagę w zapytaniu i  poproś o  szczegółowy  program jak będzie przeprowadzane szkolenie i jakie zadania, ćwiczenia wykonają uczestnicy.

7. Oszczędność typu: przeszkolę 90 osób za jednym razem

Dostaję ostatnio zapytania o 8 godzinne  szkolenie dla ok. 90uczestnikow na raz z ćwiczeniami i warsztatami lub opasłe i szerokie programy szkoleniowe na całodzienne szkolenie do załatwienia w 3 godziny szkolenia online.

 Dla firmy jest to pozorna oszczędność. Dla uczestników realna strata czasu, jeśli chcieliby cokolwiek przećwiczyć, bo przy tylu uczestnikach na raz szans nie ma na jakiekolwiek warsztaty i ćwiczenie nowych kompetencji.  Jeśli nie dysponujesz odpowiednim budżetem, a masz sporo osób do przeszkolenia – wybierz webinarium online max 3h ( więcej uczestnicy nie wytrzymają) dedykowane twojej organizacji- wówczas trener przygotuje wydarzenie z bardzo konkretnymi treściami, a podczas wyjazdu firmowego zainwestuj w integrację, a nie psudo-szkolenie.

8. Koszt szkolenia

Błędnie uważa się ze koszt  szkolenia to jedynie kwota jaką płacisz de facto za samo przeprowadzenie szkolenia.

Jeśli  chcesz policzyć  ile de facto kosztuje Cię całe szkolenie uwzględnij:

• swój czas na opracowanie, zapytanie omówienie i  wybranie firmy szkoleniowej, podsumowanie ( łatwo  policzysz z grubsza ile kosztuje twoja jedna godzina pracy dzieląc miesięczną pensję brutto przez liczbę godzin pracy w miesiącu)
• czas uczestników którzy zamiast na stanowiskach pracy uczestniczą w szkoleniu: ilość uczestników x czas szkolenia + dojazdy itp. x godzina pracy każdej z tych osób
• cena za jaką kupujesz szkolenie
• inne koszty jak: catering, sala, jeśli wyjazdowe hotele, diety, dojazd, itp.

Warto zatem  solidnie przygotować cały proces szkolenia i postawić  na jakość.

Jeśli jakość i realne efekty są dla Ciebie istotne- zapraszam do www.global-metodi.com

Cały proces szkolenia będzie realnym wsparciem dla Twojej organizacji i uczestników.

Szkolenie to początek procesu, a nie jego koniec.

Zapraszam, jeśli cenisz jakość i chcesz z głową zainwestować pieniądze.