CZAS URLOPOWY W FIRMIE- JAK GO PRZETRWAĆ

CZAS URLOPOWY W FIRMIE- JAK GO PRZETRWAĆ

Każdy czeka na urlop i kiedy tylko nadchodzi, rzuca wszystko, gasi komputer, wyłącza telefon, zamyka biuro i w ..świat na podbój, często w miejsca bez zasięgu ???? zostawiając funkcjonujące przedsiębiorstwo, klientów, czasem terminy…

Większość z dobrze zorganizowanych firm świetnie sobie radzi z przerwą wakacyjną, bardzo podoba mi się model niektórych firm zachodnich że od zawsze urlopy planowane są w sierpniu, kiedy to staje cała firma, w tym produkcja, a klienci są informowani o tym fakcie na kilka miesięcy! przed.

Ale bywa i tak że ktoś tak po prostu z dnia na dzień znika, nawet kolega zza biurka.. i próżno go szukać, dzwonić, pisać.

Oto kilka prostych ( najprostsze jest najbardziej oczywiste, ale i najczęściej pomijane) zasad jak zapewnić normlane funkcjonowanie firmy w czasie urlopowym:

1. Jeśli jeszcze nie masz, zadbaj o plan urlopów i to już na początku roku. Pomoże on zorientować się kiedy czeka naszą firmę najbardziej krytyczny okres, oraz skoordynować urlopy aby zapewnić ciągłość pracy firmy
2. Bardzo ciekawa praktyka, rodem zza oceanu: pracowników wybierający się na urlop na tydzień przed oznacza swoje miejsce pracy np. flagą z palmami lub hawajskimi kwiatami wieszając je na komputerze lub nad swoim biurkiem. W ten sposób inni wiedzą że: 1. Jeśli mają coś do załatwienia z tą osobą, robią to niezwłocznie. 2.Nie dokładamy takiemu pracownikowi kolejnych zadań przed urlopem
3. Pracownik wybierający się na urlop tworzy tzw. kartę przekazania. Jest to praktyka z którą spotkałam się u mojego pierwszego pracodawcy, który okazał się najlepiej zorganizowaną strukturą w jakiej miałam przyjemność pracować. Karta przekazania polega na wypisaniu tematów nad którymi pracownik akurat pracuje ( oferty, przetargi, umowy, projekty itp.) , dla kogo, z podaniem kontaktu do klienta w razie czego, oraz terminów. Dodatkowo powierza jednej osobie hasło do komputera oraz ścieżkę do plików które mogą być pomocne w razie czego, lub po prostu przesyła owe pliki jednej osobie, ewentualnie uwieszcza je na serwerze tylko na czas swojej nieobecności. Karta przekazania jest przygotowywana na 3 dni przed urlopem, aby ją ewentualnie omówić i przekazać zastępcom. Nigdy w dzień wyjazdu, a już na pewno nie w piętek po południu kiedy biura pustoszeją, a my domykamy tematy. Dodatkowym atutem takiej karty jest samo podsumowanie tematów, co pozwala zorientować się co jeszcze przed urlopem można ewentualnie załatwić.
4. Zadbaj o pozostawienie porządku na biurku, ewentualnie pozostawieniu informacji gdzie znajdują się ważne dokumenty w razie ewentualnej potrzeby.
5. Ustaw autoresponder na mailu i ewentualnie na telefonie, koniecznie z podaniem kto nas zastępuje w czasie urlopu. Spotkałam się z praktyką firm które nie chcą ustawiać autorespondera ( według mnie to dezinformuje klienta, który może zbyt długo czekać na odpowiedź), ale jeśli decydujemy się na taką praktykę to zadbajmy przynajmniej o przekierowanie maili do innej osoby.
6. Urlop to urlop- czas odpoczynku i warto o tym pamiętać nie wydzwaniając do urlopowicza, ewentualnie ustalić ścieżkę komunikacji w naprawdę nagłych sprawach.
7. Powrót z urlopu- nie zarzucajmy osoby świeżo po urlopie pytaniami o prowadzone projekty, nie wrzucajmy nowych tematów przynajmniej przez pierwszy dzień. W przeciwnym razie efekty wypoczynku znikną jak bańka mydlana.